§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy dokument jest Regulaminem „XXIII Międzynarodowego Kongresu Medycyny Estetycznej i Anti-Aging”, który odbywa się w terminie 26–28 września 2025 r. w Warszawie, zwanego dalej „Kongresem”.
2. Organizator: Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL, ul. Grzybowska 80/82/700, 00-844 Warszawa, NIP 7010236972, REGON 142421711, KRS 0000357150.
3. Biuro Organizacyjne: Pharma Medical House Sp. z o.o., ul. Pod Lipą 4/U6, 02-798 Warszawa, NIP 5213756285, REGON 365901683, KRS 0000648227.
4. Administrator danych osobowych: Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL, ul. Grzybowska 80/82/700, 00-844 Warszawa, NIP 7010236972, REGON 142421711, KRS 0000357150.
5. Uczestnik:
   a) Lekarz medycyny / lekarz dentysta (stomatolog) z ważnym PWZ, rejestrujący się przez formularz on-line na stronie kongres-ptmeiaa.pl (pełny dostęp do programu naukowego, sal plenarnych, sesji wykładowych oraz strefy wystawienniczej).
   b) Menedżer placówki medycznej / przedstawiciel sektora medyczno-biznesowego, rejestrujący się przez formularz on-line na stronie kongres-ptmeiaa.pl (dostęp wyłącznie do strefy wystawienniczej i sesji biznesowych; bez wstępu na sesje naukowe przeznaczone dla osób uprawnionych do odbioru reklamy produktów leczniczych).
6. Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez formularz on-line.

§2 UCZESTNICTWO W KONGRESIE

1. Udział w Kongresie jest płatny. Warunkiem uczestnictwa jest wypełnienie formularza on-line na stronie Kongresu oraz uregulowanie opłaty. W wydarzeniu mogą wziąć udział wyłącznie osoby zarejestrowane i potwierdzone przez Organizatora, należące do jednej z grup wskazanych w §1 ust. 5.
2. Uczestnik (lub osoba działająca w jego imieniu) otrzyma potwierdzenie zgłoszenia na adres e-mail podany w formularzu.
3. Wypełnienie formularza jest równoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem na warunkach niniejszego Regulaminu, akceptacją jego postanowień oraz obowiązkiem zapłaty za wybrany pakiet uczestnictwa.
4. Wypełnienie formularza oznacza zgodę na udostępnienie wskazanego adresu e-mail podmiotom współpracującym z Organizatorem na podstawie odrębnych umów, w zakresie niezbędnym do realizacji Kongresu (m.in. cele kwaterunkowe, meldunkowe, żywieniowe, potwierdzenia płatności, dostęp do aplikacji).
5. Udział w sesjach firmowych przeznaczonych dla osób wykonujących zawody medyczne oraz wstęp na prezentacje produktów leczniczych Rx jest możliwy wyłącznie dla osób uprawnionych do odbioru reklamy i promocji tych produktów zgodnie z przepisami. Zarejestrowani menedżerowie i przedstawiciele sektora medyczno-biznesowego mają dostęp do strefy wystawienniczej i sesji biznesowych.
6. Uczestnik (lub osoba działająca w jego imieniu) zobowiązuje się do podania prawdziwych i kompletnych danych. Organizator zastrzega prawo weryfikacji danych i – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – skreślenia Uczestnika z listy.
7. Identyfikator: Uczestnik jest zobowiązany do bezwzględnego i ciągłego noszenia w widocznym miejscu identyfikatora przez cały czas trwania Kongresu (część naukowa, wystawiennicza, gastronomiczna). Zakazane jest udostępnianie, kopiowanie, modyfikowanie identyfikatora lub posługiwanie się cudzym identyfikatorem. Naruszenie skutkuje m.in.:
   – natychmiastowym wykluczeniem z udziału w Kongresie bez prawa do zwrotu opłaty,
   – unieważnieniem certyfikatu uczestnictwa,
   – możliwością powiadomienia właściwych organów/instytucji (np. izb lekarskich, pracodawców),
   – odmową rejestracji na kolejne edycje.
8. Organizator może wcześniej zakończyć przyjmowanie zgłoszeń w przypadku wyczerpania miejsc.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie
10. W przypadku odwołania Kongresu Organizator powiadomi zarejestrowanych Uczestników e-mailowo nie później niż na 7 dni przed planowanym rozpoczęciem. W takiej sytuacji nastąpi zwrot pełnej opłaty rejestracyjnej na konto wskazane przez Uczestnika, w terminie do 30 dni roboczych od daty odwołania wydarzenia. Zwrot nie obejmuje kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika (np. zakwaterowanie, transport), o ile nie zostały zakupione za pośrednictwem Organizatora.
11. Po zakończeniu Kongresu wygenerowanie Certyfikatu Uczestnictwa wymaga wypełnienia ankiety ewaluacyjnej (link wysyłany e-mailem).
12. Zakwaterowanie (informacja): Uczestnicy mogą skorzystać z preferencyjnych stawek noclegowych w Hilton Warsaw City – miejscu organizacji Kongresu. Szczegóły i limity dostępności – na stronie Kongresu. Rezerwacja odbywa się samodzielnie przez Uczestnika, bez pośrednictwa Organizatora; opłata za nocleg nie jest częścią opłaty rejestracyjnej. Anulacje noclegu podlegają zasadom hotelu – Organizator nie odpowiada za skutki finansowe takich anulacji.

§3 OPŁATY

1. Aktualny cennik publikowany jest na stronie https://kongres-ptmeiaa.pl/.
2. Płatności: przelew tradycyjny lub on-line (za pośrednictwem operatora płatności wskazanego na stronie).
3. Brak płatności w terminie uprawnia Organizatora do anulowania zgłoszenia bez obowiązku świadczenia usług.
4. Po opłaceniu udziału Uczestnik otrzymuje fakturę VAT lub – w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności – paragon fiskalny na dane z formularza. Po wystawieniu dokumentu nie ma możliwości zmiany jego rodzaju ani danych nabywcy.

§4 PROMOCJE I KONKURSY

1. Organizator może prowadzić czasowe akcje promocyjne, w tym konkursy, w ramach których Uczestnik dokonujący pełnej rejestracji i opłacenia udziału w wyznaczonym Okresie Promocyjnym otrzymuje nagrodę gwarantowaną.
2. Udział w promocji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu i szczegółowych zasad promocji opublikowanych w komunikacie promocyjnym.
3. Nagroda przysługuje wyłącznie po zaksięgowaniu płatności w Okresie Promocyjnym.
4. Bilety zakupione w Okresie Promocyjnym nie podlegają zwrotowi w razie rezygnacji Uczestnika.
5. W przypadku odwołania Kongresu przez Organizatora nagrody przyznane w ramach promocji nie podlegają zwrotowi ani wymianie, o ile nie zostały jeszcze przekazane Uczestnikowi.
6. Organizator może zakończyć lub zmienić zasady promocji; nie naruszy to praw nabytych Uczestników, którzy spełnili warunki promocji.

§5 REZYGNACJA I REKLAMACJE

1. Rezygnację należy zgłosić wyłącznie e-mailowo na adres: ptmeiaa@kongres-ptmeiaa.pl.
2. Datą anulacji jest data wpływu wiadomości do Organizatora. Potwierdzenie rezygnacji następuje e-mailowo.
3. Zasady zwrotu opłat:
   – do 10.07.2025 r. – zwrot 100% wpłaty,
   – po 10.07.2025 r. – zwrot 50% wpłaty,
   – po 10.08.2025 r. – brak zwrotu.
4. Brak rezygnacji i nieuczestniczenie w Kongresie skutkuje obciążeniem pełnymi kosztami.
5. Reklamacje wobec Organizatora składa się pisemnie (listem poleconym z potwierdzeniem odbioru) na adres siedziby Organizatora, w terminie 7 dni od zakończenia Kongresu.
6. Reklamacje złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
7. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Uczestnika, adres korespondencyjny oraz uzasadnienie.
8. Decyzja Organizatora w przedmiocie reklamacji jest ostateczna.

§6 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL, ul. Grzybowska 80/82/700, 00-844 Warszawa, NIP 7010236972, REGON 142421711, KRS 0000357150.
2. Kontakt w sprawach danych osobowych: ptmeiaa@kongres-ptmeiaa.pl.
3. Uczestnik ma prawo dostępu do danych oraz informacji o celu przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach, planowanym okresie przetwarzania i prawach przysługujących na mocy przepisów.
4. Uczestnik ma prawo żądania sprostowania, uzupełnienia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem. Administrator może odmówić usunięcia danych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązków prawnych.
5. Podstawa przetwarzania: zgoda Uczestnika; w przypadku zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie szczególnych kategorii danych – art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Podanie danych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.
6. Podstawa przetwarzania danych w celach marketingowych: dobrowolna zgoda, zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną i prawem telekomunikacyjnym.
7. Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, numer PWZ, dane do faktury.
8. Dane przechowywane są przez okres korzystania z serwisu oraz po nim – w zakresie niezbędnym do rozliczeń (w tym podatkowych) i dochodzenia roszczeń.
9. Administrator stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowanie transmisji oraz komunikację zabezpieczoną protokołem SSL podczas zbierania danych i płatności.
10. Zgoda na wykorzystanie wizerunku: dokonując rejestracji, Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie i wykorzystanie jego wizerunku w celach szkoleniowych oraz promocyjno-reklamowych w związku z foto i/lub wideo-rejestracją Kongresu przez PTMEiAA oraz Pharma Medical House Sp. z o.o.; Uczestnik zrzeka się roszczeń z tego tytułu w ww. zakresie. Cofnięcie zgody jest możliwe w każdym czasie i nie wpływa na legalność przetwarzania sprzed cofnięcia; cofnięcie może ograniczyć możliwość udziału w wydarzeniach rejestrowanych.
11. Odbiorcami danych mogą być: Organizator, podmiot obsługujący księgowo i biurowo PTMEiAA, dostawcy usług IT (w tym dostawca aplikacji kongresowej), a także dostawcy usług przewozowych, noclegowych, cateringowych i innych – w zakresie niezbędnym do organizacji Kongresu.
12. Uczestnik może w każdej chwili cofnąć udzieloną zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania; cofnięcie może uniemożliwić udział w Kongresie.
13. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§7 ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z podania przez Uczestnika błędnych, niepełnych lub nieaktualnych danych, w tym skutkujące brakiem możliwości świadczenia usług.
2. Organizator nie odpowiada za rzeczy Uczestników zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Kongresu.
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną i prawną za szkody wyrządzone przez nich na terenie obiektów Kongresu, w miejscach zakwaterowania oraz podczas dodatkowych aktywności.

§8 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
3. Zmiany Regulaminu i formuły wydarzenia: Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku okoliczności od niego niezależnych – do odwołania, zmiany terminu, zmiany formuły/trybu uczestnictwa lub przełożenia Kongresu, a także do zmiany postanowień Regulaminu. Uczestnicy zostaną o zmianach niezwłocznie powiadomieni e-mailowo na adres podany przy rejestracji; aktualna treść będzie publikowana na stronie Kongresu. Zmiany wchodzą w życie po 7 dniach od zamieszczenia na stronie, chyba że komunikat stanowi inaczej.
4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Kongresu.