POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy dokument jest Regulaminem „XXIII Międzynarodowego Kongresu Medycyny Estetycznej i Anti-Aging”, który odbywa się w terminie 26-28 września 2025 r. w Warszawie, zwanego w dalszej części dokumentu „Kongresem”.

Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

Organizator: Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 80/82/700, NIP 7010236972, REGON: 142421711, KRS 0000357150

Biuro Organizacyjne: Pharma Medical House Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-798, ul. Pod Lipą 4/U6, NIP: 5213756285, REGON: 365901683, KRS: 0000648227

Administrator danych osobowych: Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 80/82/700, NIP 7010236972, REGON: 142421711, KRS 0000357150

Uczestnik:

1. Lekarz medycyny lub lekarz dentysta (stomatolog) posiadający ważne Prawo Wykonywania Zawodu (PWZ), dokonujący rejestracji na Kongres poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej kongres-ptmeiaa.pl. Zarejestrowani lekarze posiadają pełny dostęp do programu naukowego Kongresu, w tym wstęp na sale plenarne, sesje wykładowe oraz do strefy wystawienniczej.
2. Menedżer placówki medycznej i przedstawiciel sektora medyczno-biznesowego, dokonujący rejestracji na Kongres poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej kongres-ptmeiaa.pl. Osoby z tej grupy mają dostęp wyłącznie do strefy wystawienniczej oraz sesji biznesowych przewidzianych w programie Kongresu. Nie przysługuje im wstęp na sesje naukowe przeznaczone wyłącznie dla osób uprawnionych do odbioru reklamy produktów leczniczych.

Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Kongresu w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez formularz on-line.

 

UCZESTNICTWO W KONGRESIE

1. Udział w Kongresie jest płatny. Warunkiem uczestnictwa jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego on-line dostępnego na stronie internetowej Kongresu oraz uregulowanie opłaty. W wydarzeniu mogą wziąć udział wyłącznie osoby zarejestrowane i potwierdzone przez Organizatora, należące do jednej z poniższych grup:a) Lekarze medycyny, lekarze dentyści (stomatolodzy), członkowie PTMEiAA oraz studenci kierunku lekarskiego, posiadający aktywny numer prawa wykonywania zawodu (PWZ).
   b) Menedżerowie placówek medycznych, osoby zarządzające, przedstawiciele branży medyczno-biznesowej
2. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu otrzyma potwierdzenie poprawnego zgłoszenia udziału w Kongresie drogą elektroniczną na podany w formularzu rejestracji adres e-mail.
3. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także nakłada obowiązek przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa.
4. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnienie wskazanego adresu e-mail podmiotom trzecim współpracującym z Organizatorem w ramach Kongresu, które na podstawie odrębnych umów z Organizatorem odpowiedzialne są za przebieg i organizację Kongresu (tj. m. in. na udostępnienie danych do celów kwaterunkowych, meldunkowych, żywieniowych i.in. w miejscu organizacji Kongresu, potwierdzeń płatności, udziału, dostępu do aplikacji etc.).
5. Udział w sesjach firmowych przeznaczonych dla osób wykonujących zawody medyczne, a także wstęp na prezentacje produktów leczniczych wydawanych na receptę, jest możliwy wyłącznie dla osób uprawnionych do odbioru reklamy i promocji tych produktów, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Natomiast udział w sesjach biznesowych oraz dostęp do strefy wystawienniczej firm farmaceutycznych i firm produkujących sprzęt medyczny jest możliwy również dla zarejestrowanych menedżerów placówek medycznych i przedstawicieli branży medyczno-biznesowej
6. Dokonując rejestracji udziału w Kongresie, Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie jego wizerunku w celach szkoleniowych oraz promocyjno-reklamowych w związku z foto i/lub wideo rejestracją Kongresu, a także zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), względem Polskiego Towarzystwa Medycyny Estetycznej i Anti-Aging oraz Pharma Medical House Sp. z o. o. z tytułu wykorzystania wizerunku na potrzeby jak wyżej.
7. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym i prawnym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika, zaznaczając jednocześnie, iż Organizator posiada prawo do weryfikowania wprowadzonych danych i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skreślenia danego uczestnika z listy bez możliwości zwrotu kosztów.
9. Uczestnik zobowiązany jest do bezwzględnego i ciągłego noszenia w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego podczas rejestracji, przez cały czas trwania Kongresu, zarówno na terenie części naukowej, wystawienniczej, jak i gastronomicznej. Identyfikator stanowi element kontroli dostępu oraz środek zapewnienia bezpieczeństwa uczestników.
10. Udostępnianie identyfikatora osobom trzecim, jego kopiowanie, modyfikowanie lub próba posługiwania się cudzym identyfikatorem stanowi rażące naruszenie Regulaminu. W takim przypadku Organizator zastrzega sobie prawo do:
    – natychmiastowego wykluczenia uczestnika z dalszego udziału w Kongresie bez prawa do zwrotu opłaty,
    – unieważnienia certyfikatu uczestnictwa,
    – powiadomienia odpowiednich organów i instytucji (np. izb lekarskich lub pracodawców),
    – odmowy rejestracji na kolejne edycje Kongresu.
11. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Kongres.
12. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie i Regulaminie Kongresu oraz prawo do zmiany terminu, trybu uczestnictwa w Kongresie lub jego odwołania.
13. W przypadku odwołania Kongresu, Organizator zobowiązuje się powiadomić zarejestrowanych Uczestników o tym fakcie drogą mailową najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia Kongresu. W takiej sytuacji Organizator dokona zwrotu pełnej kwoty uiszczonej opłaty rejestracyjnej na numer konta wskazany przez Uczestnika w terminie do 30 dni roboczych od daty odwołania wydarzenia. Zwrot nie obejmuje kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika (np. zakwaterowanie, transport), które nie zostały zakupione za pośrednictwem Organizatora.
14. Po zakończeniu Kongresu, Uczestnicy chcący wygenerować dla siebie Certyfikat Uczestnictwa zobowiązani będą do wypełnienia ankiety ewaluacyjnej (link do ankiety zostanie przesłany drogą mailową)

15. Organizator informuje, że Uczestnicy Kongresu mają możliwość skorzystania z preferencyjnych stawek noclegowych w hotelu Hilton Warsaw City – miejscu organizacji Kongresu. Szczegółowe informacje dotyczące rezerwacji oraz obowiązujących stawek dostępne są na stronie internetowej Kongresu. Liczba dostępnych pokoi w preferencyjnej cenie jest ograniczona, a o możliwości rezerwacji decyduje kolejność zgłoszeń.

16. Rezerwacja noclegu odbywa się samodzielnie przez Uczestnika, bez pośrednictwa Organizatora, na warunkach ustalanych bezpośrednio z hotelem.

17. Opłata za nocleg nie jest zawarta w opłacie rejestracyjnej za udział w Kongresie i stanowi osobne zobowiązanie finansowe pomiędzy Uczestnikiem a obiektem noclegowym.

18. W przypadku rezygnacji z udziału w Kongresie, anulacja rezerwacji noclegu leży wyłącznie po stronie Uczestnika i podlega zasadom określonym przez hotel. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki finansowe rezygnacji z noclegu, w tym ewentualny brak zwrotu kosztów noclegu.

 

OPŁATY

1. Szczegółowe informacje o opłatach publikowane są na stronie internetowej Kongresu https://kongres-ptmeiaa.pl/
2. Płatności można dokonywać przelewem tradycyjnym lub online (za pośrednictwem operatora płatności wskazanego na stronie).
3. Brak płatności w terminie uprawnia Organizatora do anulowania zgłoszenia bez obowiązku świadczenia usług.
4. Po opłaceniu udziału, Uczestnik otrzymuje fakturę VAT lub – w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – paragon fiskalny, wystawiany na podstawie danych wskazanych w formularzu rejestracyjnym. Uczestnik zobowiązany jest do poprawnego i zgodnego ze stanem faktycznym wypełnienia danych, które będą podstawą do wystawienia dokumentu sprzedaży. Po jego wystawieniu nie ma możliwości zmiany rodzaju dokumentu ani danych nabywcy.

 

PROMOCJE I KONKURSY

1. W ramach działań promocyjnych Organizator może prowadzić czasowe akcje promocyjne, w tym konkursy, w których Uczestnik, dokonując rejestracji i opłacając udział w Kongresie w wyznaczonym terminie (dalej: „Okres Promocyjny”), otrzymuje nagrodę gwarantowaną.
2. Udział w promocji oznacza akceptację warunków zawartych w niniejszym Regulaminie oraz szczegółowych zasad promocji określonych w komunikacie promocyjnym opublikowanym na stronie internetowej Kongresu lub przekazanym w innej formie.
3. Nagroda gwarantowana zostaje przyznana wyłącznie osobom, które dokonają pełnej rejestracji i opłacą udział w Kongresie w Okresie Promocyjnym. Przyznanie nagrody następuje automatycznie po zaksięgowaniu płatności.
4. W przypadku rezygnacji z udziału w Kongresie, bilety zakupione w Okresie Promocyjnym nie podlegają zwrotowi, niezależnie od daty zgłoszenia rezygnacji oraz przyczyn jej zgłoszenia. Środki wpłacone tytułem opłaty rejestracyjnej w ramach promocji nie będą zwracane.
5. W przypadku odwołania Kongresu przez Organizatora, nagrody przyznane w ramach promocji nie podlegają zwrotowi ani wymianie, o ile nie zostały jeszcze przekazane Uczestnikowi.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do zakończenia lub zmiany zasad promocji w każdym czasie, z zastrzeżeniem, że nie naruszy to praw nabytych Uczestników, którzy spełnili już warunki promocji.

REZYGNACJA I REKLAMACJE

1. Rezygnację z udziału w Kongresie może zgłosić wyłącznie drogą mailową, na następujący adres e-mail ptmeiaa@kongres-ptmeiaa.pl
2. Datą anulacji zgłoszenia jest data wpłynięcia wiadomości e-mail do Organizatora.
3. Rezygnacja z udziału w Kongresie zostanie potwierdzona przez Organizatora wyłącznie drogą pisemną poprzez adres e-mail.

4. W przypadku anulacji zgłoszenia przez uczestnika/płatnika obowiązują następujące zasady zwrotu opłat:
   – do dnia 10.07.2025 r. – rezygnacja jest bezpłatna (zwrot 100% wpłaconej kwoty),
   – po dniu 10.07.2025 r. – zwracane jest 50% wpłaconej kwoty,
   – po dniu 10.08.2025 r. – opłata nie podlega zwrotowi.

1. Nieodwołanie zgłoszenia i niewzięcie udziału w Kongresie nie jest jednoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa i powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.
2. Wszelkie reklamacje Uczestników Kongresu wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora)
3. Reklamacje Uczestników Kongresu mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu.
4. Reklamacje zgłoszone po upływie wyżej określonego terminu nie będą rozpatrywane.
5. Każda reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Uczestnika, jego adres oraz uzasadnienie zgłoszonej reklamacji.
6. Decyzja Organizatora w przedmiocie reklamacji jest ostateczna.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem Państwa danych osobowych podanych podczas rejestracji na Wydarzenie za pomocą formularza on-line oraz mailowego zgłoszenia udziału, jest Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 80/82/700, NIP 7010236972, REGON: 142421711, KRS 0000357150.
2. Administrator danych upoważnia Biuro Organizacyjne do kontaktu w sprawach danych osobowych. Kontakt z Biurem Organizacyjnym w sprawie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: ptmeiaa@kongres-ptmeiaa.pl
3. Przysługuje Państwu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a Administrator danych ma obowiązek potwierdzenia ich przetwarzania oraz udzielenia informacji o: celu przetwarzania, kategorii danych przetwarzanych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przetwarzania danych, o przysługujących osobom fizycznym prawach dotyczących przetwarzania i ochrony przetwarzania jego danych osobowych.
4. Mają Państwo prawo żądać od Administratora niezwłocznego sprostowania danych, które są nieprawidłowe oraz żądać uzupełnienia danych niekompletnych. Przysługuje Państwu również prawo
   • usunięcia w sytuacji gdy: dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
   • cofnęli Państwo zgodę na podstawie, której opiera się przetwarzanie danych, a nie ma innej podstawy prawnej do ich przetwarzania,
   • wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych,
   • dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem,
   • usunięcie danych osobowych wymagane jest celem wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w przepisach prawa
5. Zastrzega się, iż Administrator danych może odmówić usunięcia danych, gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania zobowiązań Administratora danych wynikających z przepisów Rozporządzenia oraz krajowych aktów prawnych.
6. Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadku rejestracji na Wydarzenie jest udzielona przez Państwa lub osobę działającą w Państwa imieniu, dobrowolna zgoda. W przypadku dokonanego zawarcia umowy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt b) Rozporządzenia oraz art. 9 ust. 2 pkt a). Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie przez Państwa danych osobowych uniemożliwi realizację dokonanego zamówienia.
7. Podstawą przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych jest Państwa dobrowolna zgoda, zebrana zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku – prawo telekomunikacyjne.
8. Administrator danych przetwarza następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, numer Prawa Wykonywania Zawodu, dane do faktury.
9. Z zastrzeżeniem pkt 17 poniżej, Administrator danych nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem oraz do celów kwaterunkowych/ meldunkowych w miejscu organizacji Kongresu.
10. Organizator ma prawo do przetwarzania danych osobowych Uczestników w celu i zakresie niezbędnym do poprawnego wykonania usług i zapewnienia Uczestnikowi udziału w Kongresie.
11. Dane osobowe Uczestników przechowywane są w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji, w tym w celach podatkowych oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za zakupione usługi.
12. Uczestnik ma w każdej chwili prawo do wglądu do swoich danych osobowych i może zażądać ich usunięcia lub poprawienia.
13. Administrator danych podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
14. Informacje o szczególnym znaczeniu, w tym dane osobowe oraz informacje związane ze szczegółami płatności zebrane w celu przeprowadzenia transakcji handlowych, są szyfrowane przed transmisją od użytkownika.
15. Komunikacja między komputerem użytkownika a serwerem Organizatora, w czasie zbierania danych osobowych i dokonywania transakcji zakupu, jest zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL.
16. Odbiorcą danych osobowych Uczestników będą: Organizator, podmiot, któremu powierzono obsługę księgową PTMEiAA, podmiot, któremu powierzono obsługę biurową PTMEiAA, dostawcy usług IT, dostawca aplikacji kongresowej, dostawcy usług przewozowych, noclegowych, cateringowych, i innych w związku z organizacją Kongresu.
17. Uczestnik może w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych (zgoda jest podstawą przetwarzania danych osobowych), co pozostanie jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwi udział w Kongresie.
18. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzoru, jeśli uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
2. Organizator zastrzega sobie prawo, w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, do odwołania, zmiany formuły lub przełożenia Kongresu.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres ptmeiaa@kongres-ptmeiaa.pl. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
5. Dokonując rejestracji udziału w Kongresie, Uczestnik Kongresu bądź osoba działająca w jego imieniu, wyraża w jego imieniu zgodę na wykorzystanie wizerunku w celach szkoleniowych oraz promocyjno-reklamowych w związku z foto i/lub wideo rejestracją Kongresu.
6. Kongres ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
7. Obowiązkiem Uczestnika jest bezwzględne noszenie identyfikatora otrzymanego podczas rejestracji.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Kongresu.
9. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną oraz prawną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane ze Kongresem, jak również w miejscach zakwaterowania oraz dodatkowych aktywności.
10. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Uczestnicy zostaną niezwłocznie powiadomieni zmianie Regulaminu drogą mailową na adres e-mail podany podczas rejestracji na Kongres.
11. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej Kongres.
12. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Kongres.