POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy dokument jest Regulaminem „XXIII Międzynarodowego Kongresu Medycyny Estetycznej i Anti-Aging”, który odbywa się w terminie 26-28 września 2025 r. w Warszawie, zwanego w dalszej części dokumentu Kongresem. Poprzez określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

Organizator: Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 80/82/700, NIP 7010236972, REGON: 142421711, KRS 0000357150

Biuro Organizacyjne: Pharma Medical House Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-798, ul. Pod Lipą 4/U6, NIP: 5213756285, REGON: 365901683, KRS: 0000648227

Administrator danych osobowych: Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej i Anti-Aging PTL z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 80/82/700, NIP 7010236972, REGON: 142421711, KRS 0000357150

Uczestnik: lekarz medycyny i lekarze stomatologii z ważnym PWZ dokonująca rejestracji na Kongres poprzez formularz on-line dostępny na stronie internetowej www.kongres-ptmeiaa.pl. Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Kongresu w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez formularz on-line.

UCZESTNICTWO W KONGRESIE

1. Udział w Kongresie jest płatny. Warunkiem uczestnictwa jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego on-line dostępnego na stronie internetowej Kongresu oraz uregulowanie opłaty. W wydarzeniu mogą wziąć udział wyłącznie osoby zarejestrowane i potwierdzone przez Organizatora, posiadające aktywny numer prawa wykonywania zawodu (PWZ) – w tym lekarze, członkowie PTMEiAA oraz studenci kierunku lekarskiego.
2. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu otrzyma potwierdzenie poprawnego zgłoszenia udziału w Kongresie drogą elektroniczną na podany w formularzu rejestracji adres e-mail.
3. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także nakłada obowiązek przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem. Powoduje również powstanie obowiązku dokonania płatności za zamówiony pakiet uczestnictwa.
4. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na udostępnienie wskazanego adresu e-mail podmiotom trzecim współpracującym z Organizatorem w ramach Kongresu, które na podstawie odrębnych umów z Organizatorem odpowiedzialne są za przebieg i organizację Kongresu (tj. m. in. na udostępnienie danych do celów kwaterunkowych, meldunkowych, żywieniowych i.in. w miejscu organizacji Kongresu, potwierdzeń płatności, udziału, dostępu do aplikacji etc.).
5. Udział w sesjach firmowych oraz wstęp na wystawę firm farmaceutycznych i produkujących sprzęt możliwy jest wyłącznie dla osób uprawnionych do odbioru reklamy i promocji produktów leczniczych wypisywanych na receptę.
6. Dokonując rejestracji udziału w Kongresie, Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystanie jego wizerunku w celach szkoleniowych oraz promocyjno-reklamowych w związku z foto i/lub wideo rejestracją Kongresu, a także zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), wzglęem Polskiego Towarzystwa Medycyny Estetycznej i Anti-Aging oraz Pharma Medical House Sp. z o. o. z tytułu wykorzystania wizerunku na potrzeby jak wyżej.
7. Uczestnik lub osoba działająca w jego imieniu zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym i prawnym wypełnienia formularza rejestracyjnego.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza rejestracyjnego błędnych danych Uczestnika, zaznaczając jednocześnie, iż Organizator posiada prawo do weryfikowania wprowadzonych danych i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skreślenia danego uczestnika z listy bez możliwości zwrotu kosztów.
9. Uczestnik jest zobowiązany do bezwzględnego noszenia identyfikatora otrzymanego przy rejestracji podczas trwania Kongresu. Identyfikator jest jedną z form dbania o bezpieczeństwo Uczestników, dlatego nie może być udostępniany osobom trzecim. W przypadku stwierdzenia naruszenia postawień niniejszego punktu, uczestnik traci prawo do uczestnictwa w Kongresie.
10. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń uczestnictwa w przypadku wyczerpania miejsc na Kongres.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie i Regulaminie Kongresu oraz prawo do zmiany terminu, trybu uczestnictwa w Kongresie lub jego odwołania.
12. W przypadku odwołania Kongresu Organizator zobowiązuje się powiadomić zarejestrowanych Uczestników o tym fakcie drogą mailową najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia Kongresu
13. Po zakończeniu Kongresu, Uczestnicy chcący wygenerować dla siebie Certyfikat Uczestnictwa zobowiązani będą do wypełnienia ankiety ewaluacyjnej (link do ankiety zostanie przesłany drogą mailową)

OPŁATY

1. Szczegółowe informacje o opłatach publikowane są na stronie internetowej Kongresu.
2. Płatności można dokonywać przelewem tradycyjnym lub online (za pośrednictwem operatora płatności wskazanego na stronie).
3. Brak płatności w terminie uprawnia Organizatora do anulowania zgłoszenia bez obowiązku świadczenia usług.
4. Po opłaceniu udziału, Uczestnik otrzymuje fakturę VAT na dane wskazane w formularzu.

REZYGNACJA I REKLAMACJE

1. Rezygnację z udziału w Kongresie może zgłosić wyłącznie drogą mailową, na następujący adres e-mail ptmeiaa@kongres-ptmeiaa.pl
2. Datą anulacji zgłoszenia jest data wpłynięcia wiadomości e-mail do Organizatora.
3. Rezygnacja z udziału w Kongresie zostanie potwierdzona przez Organizatora wyłącznie drogą pisemną poprzez adres e-mail.
4. W przypadku anulacji zgłoszenia uczestnik/płatnik występują następujące warunki:
   • Do 10.07.2025 rezygnacja jest bezpłatna;
   • Po 10.07.2025 następuje zwrot 50% kwoty wpłaconej na konto;
   • Po 10.08.2025 koszty nie będą zwracane.

5. Nieodwołanie zgłoszenia i niewzięcie udziału w Kongresie nie jest jednoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa i powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.
6. Wszelkie reklamacje Uczestników Kongresu wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej (listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora)
7. Reklamacje Uczestników Kongresu mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia Kongresu.
8. Reklamacje zgłoszone po upływie wyżej określonego terminu nie będą rozpatrywane.
9. Każda reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko Uczestnika, jego adres oraz uzasadnienie zgłoszonej reklamacji.
10. Decyzja Organizatora w przedmiocie reklamacji jest ostateczna.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem Państwa danych osobowych podanych podczas rejestracji na Wydarzenie za pomocą formularza on-line oraz mailowego zgłoszenia udziału, jest Polskie Towarzystwo Medycyny Estetycznej
2. i Anti-Aging PTL z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 80/82/700, NIP 7010236972, REGON: 142421711, KRS 0000357150
3. Administrator danych upoważnia Biuro Organizacyjne do kontaktu w sprawach danych osobowych. Kontakt z Biurem Organizacyjnym w sprawie danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: ptmeiaa@kongres-ptmeiaa.pl
4. Przysługuje Państwu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a Administrator danych ma obowiązek potwierdzenia ich przetwarzania oraz udzielenia informacji o: celu przetwarzania, kategorii danych przetwarzanych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przetwarzania danych, o przysługujących osobom fizycznym prawach dotyczących przetwarzania i ochrony przetwarzania jego danych osobowych.
5. Mają Państwo prawo żądać od Administratora niezwłocznego sprostowania danych, które są nieprawidłowe oraz żądać uzupełnienia danych niekompletnych. Przysługuje Państwu również prawo
   • usunięcia w sytuacji gdy: dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
   • cofnęli Państwo zgodę na podstawie, której opiera się przetwarzanie danych, a nie ma innej podstawy prawnej do ich przetwarzania,
   • wnieśliście Państwo sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych,
   • dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem,
   • usunięcie danych osobowych wymagane jest celem wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w przepisach prawa
6. Zastrzega się, iż Administrator danych może odmówić usunięcia danych, gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania zobowiązań Administratora danych wynikających z przepisów Rozporządzenia oraz krajowych aktów prawnych.
7. Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadku rejestracji na Wydarzenie jest udzielona przez Państwa lub osobę działającą w Państwa imieniu, dobrowolna zgoda. W przypadku dokonanego zawarcia umowy podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 pkt b) Rozporządzenia oraz art. 9 ust. 2 pkt a). Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do zawarcia
8. i wykonania umowy. Niepodanie przez Państwa danych osobowych uniemożliwi realizację dokonanego zamówienia.
9. Podstawą przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych jest Państwa dobrowolna zgoda, zebrana zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku – prawo telekomunikacyjne.
10. Administrator danych przetwarza następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, numer Prawa Wykonywania Zawodu, dane do faktury.
11. Z zastrzeżeniem pkt 17 poniżej, Administrator danych nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem oraz do celów kwaterunkowych/ meldunkowych w miejscu organizacji Kongresu.
12. Organizator ma prawo do przetwarzania danych osobowych Uczestników w celu i zakresie niezbędnym do poprawnego wykonania usług i zapewnienia Uczestnikowi udziału w Kongresie.
13. Dane osobowe Uczestników przechowywane są w czasie korzystania z serwisu oraz po tym terminie
14. w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji, w tym w celach podatkowych oraz dochodzenia roszczeń z tytułu płatności za zakupione usługi.
15. Uczestnik ma w każdej chwili prawo do wglądu do swoich danych osobowych i może zażądać ich usunięcia lub poprawienia.
16. Administrator danych podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
17. Informacje o szczególnym znaczeniu, w tym dane osobowe oraz informacje związane ze szczegółami płatności zebrane w celu przeprowadzenia transakcji handlowych, są szyfrowane przed transmisją od użytkownika.
18. Komunikacja między komputerem użytkownika a serwerem Organizatora, w czasie zbierania danych osobowych i dokonywania transakcji zakupu, jest zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL.
19. Jako jedną z form ochrony Uczestników podczas trwania Kongresu jest identyfikator, wydawany podczas rejestracji na miejscu wydarzenia. Każdy uczestnik zobowiązany jest do bezwzględnego noszenia identyfikatora w widocznym miejscu podczas trwania Kongresu. Osoby nieposiadające identyfikatorów nie będą miały możliwości wejścia na część dydaktyczną, workshopową, wystawową oraz gastronomiczną.
20. Odbiorcą danych osobowych Uczestników będą: Organizator, podmiot, któremu powierzono obsługę księgową PTMEiAA, podmiot, któremu powierzono obsługę biurową PTMEiAA, dostawcy usług IT, dostawca aplikacji kongresowej, dostawcy usług przewozowych, noclegowych, cateringowych, i innych w związku z organizacją Kongresu.
21. Uczestnik może w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych (zgoda jest podstawą przetwarzania danych osobowych), co pozostanie jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwi udział w Kongresie.
22. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzoru, jeśli uzna, iż przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Obowiązkiem Uczestnika jest zapoznanie się z niniejszym Regulaminem.
2. Organizator zastrzega sobie prawo, w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, do odwołania, zmiany formuły lub przełożenia Kongresu.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
4. Po ogłoszeniu przez Organizatora zmian w Regulaminie każdy Uczestnik, który wypełnił formularz rejestracyjny powinien niezwłocznie zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu Uczestnik powinien pisemnie powiadomić Organizatora o takiej decyzji środkami komunikacji elektronicznej na adres biuro@grupabachleda.pl. Oświadczenie to powinno dotrzeć do Organizatora najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizator nie otrzyma oświadczenia Uczestnika o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik zaakceptował zmieniony Regulamin.
5. Dokonując rejestracji udziału w Kongresie, Uczestnik Kongresu bądź osoba działająca w jego imieniu, wyraża w jego imieniu zgodę na wykorzystanie wizerunku w celach szkoleniowych oraz promocyjno-reklamowych w związku z foto i/lub wideo rejestracją Kongresu.
6. Kongres ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62, poz. 504).
7. Obowiązkiem Uczestnika jest bezwzględne noszenie identyfikatora otrzymanego podczas rejestracji.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Kongresu.
9. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną oraz prawną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane ze Kongresem, jak również w miejscach zakwaterowania oraz dodatkowych aktywności.
   • Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Uczestnicy zostaną niezwłocznie powiadomieni zmianie Regulaminu drogą mailową na adres e-mail podany podczas rejestracji na Kongres.
10. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej Kongres.
11. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Kongres.